Archiwa i rejestry

W PKP Szybka Kolej Miejska w Trójmieście Sp. z o.o. archiwum zakładowe działa na podstawie Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego dla PKP Szybka Kolej Miejska w Trójmieście Sp. z o.o. - SKM A-2 zwana również instrukcją archiwalną A-2. Instrukcja archiwalna A-2 określa organizację, zadania i zakres działania Archiwum Zakładowego w PKP Szybka Kolej Miejska w Trójmieście Sp. z o.o., oraz postępowanie w Archiwum Zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

Archiwum Zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kat. A) i dokumentację niearchiwalną (akta kat. B) ze wszystkich komórek organizacyjnych Spółki oraz dokumentację odziedziczoną.

Archiwum Zakładowe przyjmuje uporządkowaną dokumentację od wszystkich komórek organizacyjnych spraw ostatecznie zakończonych po 2 lub 3 latach przechowywania ich w komórkach organizacyjnych, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy kompletnymi rocznikami.

Przekazywanie akt odbywa się z udziałem archiwisty, po uprzednim uporządkowaniu dokumentacji przez aktotwórcę.

Dokumentacja  przechowywana w Archiwum Zakładowym, udostępniana jest do celów służbowych i naukowo - badawczych.

Udostępnianie dokumentacji do celów służbowych może odbywać się na miejscu w Archiwum Zakładowym lub poprzez wypożyczenie poza Archiwum Zakładowe na podstawie zgody kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do Archiwum Zakładowego.

Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych oraz osobom spoza Spółki wymaga każdorazowo zgody Prezesa Zarządu - Dyrektora Przedsiębiorstwa i odbywa się stosownie do przepisów zawartych w szczególności w:

1)    Ustawie z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;

2)    Ustawie z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe;

3)   Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

4)    Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

5)    rozporządzeń wydanych na podstawie ustaw wymienionych w pkt 1-4;

6)    wewnętrznych przepisach organizacyjnych SKM.

Udostępnienie dokumentacji odbywa się w Archiwum Zakładowym, pod nadzorem archiwisty na podstawie kart udostępniania.

KORZYSTAJĄCY Z DOKUMENTACJI PONOSI PEŁNĄ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA UDOSTĘPNIONĄ DOKUMENTACJĘ.