Archiwa i rejestry

W PKP Szybka Kolej Miejska w Trójmieście Sp. z o.o. archiwum zakładowe działa na podstawie Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt dla PKP Szybkiej Kolei Miejskiej w Trójmieście Sp. z o.o. Instrukcja archiwalna określa organizację i zakres działania Składnicy Akt, zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania akt oraz przekazywania przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej do brakowania.

Akta spraw przechowuje się w komórce merytorycznej  przez okres dwóch lat, począwszy od roku następującego po roku, w którym sprawy zostały załatwione. Po tym okresie akta przekazywane są do Składnicy Akt.

Przekazywanie akt odbywa się z udziałem pracownika Składnicy Akt, po uprzednim uporządkowaniu dokumentacji.

Dokumentacja  przechowywana w Składnicy Akt, udostępniana jest do celów służbowych i naukowo - badawczych.

Korzystanie z dokumentacji do celów służbowych odbywa się na miejscu w Składnicy Akt na podstawie zgody kierownika komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi.

Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody Prezesa Zarządu - Dyrektora Przedsiębiorstwa i odbywa się stosownie do przepisów zawartych w szczególności w:

1)      Ustawie z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182 poz. 1228);

2)      Ustawie z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.);

3)      Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926);

4)      rozporządzeń wydanych na podstawie ustaw wymienionych w pkt 1-3;

5)      wewnętrznych przepisach organizacyjnych PKP Szybkiej Kolei Miejskiej w Trójmieście Sp. z o.o.

Udostępnienie dokumentacji odbywa się na podstawie kart udostępniania akt w Składnicy Akt, pod nadzorem pracownika Składnicy Akt.

KORZYSTAJĄCY Z DOKUMENTACJI PONOSI PEŁNĄ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA UDOSTĘPNIONĄ LUB UŻYCZONĄ DOKUMENTACJĘ.